EL ENFOQUE DE STSTEMAS Y DE CONTINGENCIAS APLICADO AL PROCESO ADMINISTRATIVO

APORTES DE LA TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS A LA ADMINISTRACIÓN

Sistema: Es una unidad completa y organizada, compuesta por dos o más partes interdependientes, componentes o subsistemas y delineada por límites identificables de suprasistema ambiental. 

Subsistemas o componentes:Todo sistema tiene al menos dos elementos, y estos elementos están interconectados. 

Holismo, sinergismo, organicismo y gestalt: La unidad no es sólo suma de las partes, el sistema sólo se puede explicar a sí mismo como un todo.

Sistema abierto: Sistema que intercambia información, energía o materiales con su entorno.

Entrada-Transformación-Salida: El sistema, en su relación dinámica con su entorno recibe insumos, los transforma de alguna manera y genera salidas. 

Límites de sistema: El sistema posee límites que lo separan de su entorno. El sistema relativamente cerrado posee límites rígidos e impenetrables. El sistema abierto posee límites permeables entre él mismo y su suprasistema. 

Entropía: Grado de desorden. El sistema abierto tiene la capacidad de disminuir esta entropía y equilibrarse, gracias a su interrelación con el entorno. 

Homeostasis: El sistema abierto se mantiene en equilibrio dinámico con respecto a entradas y salidas de materiales, energía e información. 

Retroalimentación: Es la información de entrada acerca de las propias salidas de la organización y le sirve para corregir desviaciones o ajustarse a un nuevo estado. 

Jerarquía: Jerarquización de los componentes de un sistema. 

Elaboración interna: El sistema abierto se mueve hacia una gran elaboración y hacia altos niveles de organización. 

Búsqueda de múltiples metas: El sistema, está compuesto de individuos y subunidades con diferentes valores y objetivos. 

Equifinidad: Alcanzar el mismo fin con diversas entradas y variando sus actividades. 

Evolución del sistema: Depende de la habilidad de moverse hacia formas más complejas de diferenciación e integración, facilitando una habilidad para tratar con las contrariedades y oportunidades.

EL ENFOQUE DE SISTEMAS Y LA TEORÍA DE LA ORGANIZACIÓN 

Chester Barnard fue uno de los primeros escritores que en la administración utilizó el enfoque de sistemas.

Desde su punto de vista, una organización está formada por un sistema ambiental externo y un sistema interno de relaciones que son interdependientes. Hay tres elementos en un sistema social: las actividades, son las tareas que la gente desempeña; las interacciones, ocurren entre las personas en el desempeño de dichas tareas, y los sentimientos, que desarrollan entre las personas, las actividades conjuntas conducen a interacciones v sentimientos.

MODELO GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA

El autor Samuel Certo, en su libro Modern Management, presenta el modelo dice que:
Una organización recibe insumos de la sociedad como son: personas, materiales, dinero e información, ésta los transforma o procesa en salidas que son productos, servicios y recompensas
para sus miembros.
Un punto de vista integral de las organizaciones
Una organización no es simplemente un sistema técnico o social. Es la estructuración e integración de las actividades humanas alrededor de varias tecnologías.
El subsistema operativo. Es el que tiene relación directa con la racionalidad económica técnica.
El nivel estratégico. Se enfoca a aspectos con un alto grado de incertidumbre en términos de entradas del entorno sobre las cuales se tiene poco o ningún control.
El nível coordinativo.Opera entre el operativo y el estratégico y sirve para coordinar a los dos.
La tarea gerencial. Su papel es el de abarcar y ligar los subsistemas de una organización.
El gerente tiene un papel de percibir y determinar las relaciones ambientales y de diseñar los subsistemas internos.

Enfoque de sistemas de proceso administrativo

Una organización sea grande o pequeña se da un conjunto de actividades, una de ellas es la actividad administrativa.

Actividades técnicas: Relacionadas con la producción, transformación y fabricación.
Actividades comerciales: Compra, venta e intercambio.
Actividades financieras: Captación y administración de capitales.
Actividades de seguridad: Protección de bienes y personas.
Actividades contables: Inventarios, balances, costos, estadísticas.
Actividades administrativas: Planeación, organización, dirección y control.

PLANEACION

La planeación implica la elección de las tareas que deben ser ejecutadas para alcanzar las metas organizacionales. La actividad de planeación se concentra en el logro de metas.

Los responsables de la planeación buscan responder a las siguientes preguntas trascendentales:
1. ¿En qué dirección debe estar desplazándose la organización?
2. ¿En qué direcciones está desplazándose actualmente la organización?
3. ¿Debería hacerse algo para cambiar esta dirección?
4. ¿Continúa la organización en la dirección apropiada?

ORGANIZACIÓN

La organización puede concebirse como la asignación de las tareas desarrolladas durante la planeación de diversos individuos, grupos o de ambos dentro de la empresa. Esta función crea los mecanismos para poner los planes en acción. Las personas que operan dentro de la organización reciben asignaciones de trabajo que contribuyen al logro de las metas.
Los responsables de la organización buscan dar respuestas a consideraciones relacionadas con la estructura, la amplitud de control, la división del trabajo y nivel jerárquico de la organización.

INFLUENCIA

Puede definirse como el proceso de guiar las actividades de los miembros de una organización en direcciones apropiadas.  El propósito final de la influencia es incrementar la productividad.

EL ENFOQUE DE CONTINGENCIAS DE LAS ORGANIZACIONES

Contingencia representa el punto de vista medio entre:
El concepto de que los principios de organización y de administración son universales.
Características de la organización mecánico-estable
El entorno es relativamente estable y predecible.
Las metas están bien definidas.
La tecnología es relativamente uniforme y estable.
Existen actividades rutinarias y la productividad es el mayor objetivo
La toma de decisiones es programable.
La coordinación y los Procesos de control tienden a mantener una estructura fija
Características de la organización orgánico-adaptativa
1. El entorno es relativamente incierto y turbulento.
2. Las metas son diversas y cambiantes.
3. La tecnología es compleja y dinámica.
4. Existen muchas actividades no rutinarias en las cuales creatividad e innovación son importantes.
5. La coordinación y el control ocurren a través de juicios recíprocos El sistema es menos jerarquizado y más flexible.

EL ENFOQUE DE CONTINGENCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

La función de planeación

Organización mecánico- estable

- En condiciones estables, hay mayor tendencia a confiar en reglas y políticas establecidas.

- En condiciones estables y previsibles tienden a ser válidos los supuestos

Organización orgánico-adaptativa

Aquí se usan las reglas y políticas establecidas. Los planes son menos detallados y hacen hincapié en los hechos principales.

La función de organización

Organización mecánico- estable

- En condiciones estables, los empleos son altamente especializados. Se insiste más en organizar la compañía por funciones de negocios

Organización orgánico-adaptativa

En condiciones diversas y cambiantes, los empleos suelen ser de más vasto alcance y los individuos realizan labores diversas. Las compañías tienden a organizarse por productos y cada gerente de producto tiene su propia unidad de producción, mercadeo y compra a su disposición.

La función de influencia

El personal se motiva para realizar aquellas tareas en que se ve una posibilidad razonable de tener

éxito. Por tanto, cuando Ia estructura, el liderazgo y el clima son apropiados, la motivación es más alta.

Organización organico-adaptativa

Las condiciones rápidamente cambiantes se han asociado con un líder más participante. Aquí parecen ser más importantes incentivos de más alto nivel , tales como un empleo más interesante y la posibilidad de realización.

La función de control

Organízación mecinico - estable

Cuando la tarea es de rutina, los criterios de desempeño son más y exigen eficiencia. Hay más puntos

de control y la administración comprueba frecuentemente los resultados.

Organización orgánico-adaptatiava

Cuando el ambiente está cambiando rápidamente, los criterios de desempeño se basan más en los hechos principales; hay menos puntos de control y relativamente poca comprobación de resultados.

Velásquez V., F; (2000). El enfoque de sistemas y de contingencias aplicado al proceso administrativo. Estudios Gerenciales, () 27-40. Recuperado de http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=21207702